Czy ekspres do kawy można wrzucić w koszty firmy?

Prowadzisz firmę i zamierzasz kupić ekspres do kawy, ale nie wiesz, czy można go wrzucić w koszty? Sprawdź, kiedy zakup ekspresu na firmę może zostać zaliczony do kosztów uzyskania przychodów, aby Urząd Skarbowy nie zakwestionował tego wydatku.

Czy ekspres do kawy może być kosztem uzyskania przychodu?

Tak, ale nie zawsze. To, czy zaliczysz ekspres do kawy do kosztów uzyskania przychodów, zależy od profilu Twojej firmy oraz sposobu wykorzystania urządzenia.

Zgodnie z art. 22 ust. 1 ustawy o podatku dochodowym od osób fizycznych, kosztem uzyskania przychodów są wydatki poniesione w celu osiągnięcia przychodów albo zachowania lub zabezpieczenia ich źródła, z wyjątkiem kosztów wskazanych w art. 23 ustawy o PIT.

Zgodnie z tym przepisami należy zastanowić się, czy ekspres do kawy można interpretować w ten sposób.

Dlatego przed zaliczeniem wydatku do kosztów warto odpowiedzieć na trzy pytania:

• „Po co firma kupiła ekspres?”,
• „Jak długo planujesz używać ekspresu w firmie?”,
• „I w jaki sposób ekspres do kawy będzie wykorzystywany w działalności?”.

Kiedy można wrzucić ekspres do kawy w koszty?

Możliwość rozliczenia ekspresu do kawy zależy od formy opodatkowania, zatrudniania pracowników i sposobu wykorzystania urządzenia. 

Sprawdź, kiedy można zaliczyć ekspres do kawy do kosztów uzyskania przychodów:

• gdy zatrudniasz pracowników – wtedy ekspres powinien być udostępniony do użytku pracowników, np. w kuchni pracowniczej;
• gdy wybrałeś odpowiednią formę opodatkowania, która umożliwia rozliczanie kosztów uzyskania przychodów – jednoosobowe działalności gospodarcze rozliczające się według skali podatkowej lub podatkiem liniowym, mogą rozliczyć ekspres do kawy w kosztach, jeśli spełnią pozostałe warunki;
• gdy firma sprzedaje kawę, a ekspres służy do serwowania kawy dla klientów w celach degustacyjnych;
• gdy przyjmujesz w firmie klientów lub kontrahentów i podczas spotkań biznesowych i chcesz podać drobny poczęstunek, czyli kawę – zazwyczaj US nie kwestionuje takich wydatków, aczkolwiek trzeba uważać, aby w takiej sytuacji nie zostało uznane to za koszt reprezentacyjny. Zwyczajowy poczęstunek podczas spotkania biznesowego powinien być oceniany inaczej niż wydatki, których dominującym celem jest kreowanie wystawnego wizerunku przedsiębiorstwa.

Czy przedsiębiorca pracujący zdalnie może wrzucić ekspres w koszty?

Zazwyczaj nie, ale jest kilka wyjątków. Należy wydzielić przestrzeń w domu do obsługi działalności, zatrudniać pracowników stacjonarnych lub chociaż obsługiwać klientów w wyznaczonej części nieruchomości.

Ważne jest wykazanie, że ekspres do kawy nie służy na użytek prywatny, co nie zawsze jest proste, oraz, że zakup tego sprzętu spełnia kryteria ustawowego kosztu uzyskania przychodu.

Jak udokumentować zakup ekspresu do firmy?

Potrzebna jest faktura (elektroniczna lub papierowa) z NIP-em nabywcy i danymi firmy. Następnie należy właściwie ująć zakup w dokumentacji księgowej. Dobrą praktyką jest też dodanie do dokumentacji informacji, jak i gdzie jest użytkowany ekspres w firmie. To przydatny dokument w razie kontroli US.

Jak rozliczyć zakup ekspresu do kawy?

Sposób rozliczenia ekspresu do kawy zależy m.in. od wartości urządzenia i okresu, przez jaki ma być wykorzystywany w firmie.

• Gdy wartość ekspresu do kawy nie przekracza 10 000 zł netto, to można zaliczyć go jako wydatek już w dniu zakupu, który musi zostać potwierdzony na fakturze. Należy wtedy zaewidencjonować wydatek w KPiR w kolumnie 13 „Pozostałe wydatki”.
• Gdy wartość ekspresu jest wyższa niż 10 000 zł netto i będzie on używany dłużej niż rok, to może być uznany za środek trwały. W takim przypadku należy go amortyzować.

Czy należy amortyzować ekspres do kawy?

Jeśli podatnik zdecyduje się zaliczyć ekspres do kawy do ewidencji środków trwałych, wtedy należy go amortyzować. 

Amortyzacja może przebiegać na dwa sposoby:

• możliwa jest jednorazowa amortyzacja – gdy wartość ekspresu nie przekracza 10 000 zł netto; należy udokumentować to jako „Pozostałe wydatki” w KPiR;
• amortyzacja trwająca 5 lat przy stawce w wysokości 20% rocznie – przy wartości powyżej 10 000 zł netto.

Czy od ekspresu do kawy można odliczyć VAT?

Tak, jeżeli firma jest czynnym podatnikiem VAT, ekspres służy działalności opodatkowanej VAT oraz posiadasz fakturę VAT z NIP-em nabywcy i danymi firmy. Dobrym nawykiem jest też posiadanie dowodu zapłaty, np. paragonu lub potwierdzenia przelewu.

Odliczenie VAT-u umożliwia obniżenie kwoty podatku należnego o kwotę podatku naliczonego.

Zgodnie z art. 86 ust. 1 ustawy o VAT, podatnikowi przysługuje prawo do obniżenia podatku należnego o podatek naliczony w takim zakresie, w jakim zakupione towary i usługi są wykorzystywane do wykonywania czynności opodatkowanych.

Przedsiębiorca korzystający ze zwolnienia z VAT nie odliczy VAT.

Czy kawa, mleko i kapsułki do ekspresu również mogą być kosztem firmy?

To zależy, należy określić związek wydatku z działalnością.

Warunki zaliczenia kawy i powiązanych produktów do kosztów firmy:

• zakup powinien mieć związek z działalnością gospodarczą – np. kawa jest udostępniana pracownikom, współpracownikom lub osobom uczestniczącym w spotkaniach biznesowych,
• wydatek powinien być właściwie udokumentowany, np. fakturą wystawioną na firmę,
• wydatek nie może mieć charakteru reprezentacyjnego. Przepisy wyłączają z kosztów m.in. wydatki na zakup żywności i napojów, jeżeli służą reprezentacji.

Podsumowanie: Czy ekspres do kawy można wrzucić w koszty firmy?

Tak, ekspres do kawy może być kosztem uzyskania przychodów, jeśli jego zakup ma rzeczywisty związek z prowadzoną działalnością. Znaczenie ma m.in. sposób wykorzystania urządzenia, forma opodatkowania, miejsce jego użytkowania oraz to, czy służy pracownikom, klientom albo jest wykorzystywany bezpośrednio na potrzeby działalności firmy.

Najważniejsze jest to, aby zakup był prawidłowo udokumentowany i nie miał charakteru prywatnego. W razie wątpliwości warto też dodać krótkie uzasadnienie, w jaki sposób ekspres jest wykorzystywany w firmie.

FAQ

Czy ekspres do kawy można wrzucić w koszty jednoosobowej działalności?

Tak, przedsiębiorca, który wybrał formę opodatkowania według skali podatkowej albo podatkiem liniowym może zaliczyć zakup ekspresu do kosztów, jeśli wykaże jego związek z osiąganiem przychodów albo zachowaniem lub zabezpieczeniem ich źródła.

Czy przedsiębiorca na ryczałcie może wrzucić ekspres w koszty?

Nie, na ryczałcie podatek jest co do zasady ustalany na podstawie przychodu, bez pomniejszania go o koszty uzyskania przychodów, dlatego wydatki ponoszone w działalności nie pomniejszają go.

Czy ekspres do kawy za mniej niż 10 000 zł można amortyzować jednorazowo?

Tak, ekspres do kawy o wartości początkowej nieprzekraczającej 10 000 zł można jednorazowo amortyzować, zaliczając go do środków trwałych.

Czy kawa dla pracowników jest kosztem firmy?

Tak, wydatki na kawę, herbatę czy inne produkty udostępniane pracownikom mogą być kosztem uzyskania przychodów, jeśli pozostają one związane z funkcjonowaniem przedsiębiorstwa.

Czy ekspres stojący w domu można wrzucić w koszty?

Zazwyczaj nie, jeżeli urządzenie służy przede wszystkim całemu gospodarstwu domowemu, może zostać uznane za wydatek osobisty. Znacznie łatwiej wykazać jego firmowe przeznaczenie, jeśli ekspres znajduje się w wydzielonej przestrzeni działalności i służy np. do obsługi klientów.

Źródła:

1. Ustawa z 26 lipca 1991 r. o podatku dochodowym od osób fizycznych – w szczególności art. 22 ust. 1, art. 22d ust. 1 i art. 23 ust. 1 pkt 23. Aktualny tekst jednolity ogłoszono w 2026 r.
2. Ustawa z 15 lutego 1992 r. o podatku dochodowym od osób prawnych – w szczególności art. 15 ust. 1 i art. 16 ust. 1 pkt 28.
3. Ustawa z 11 marca 2004 r. o podatku od towarów i usług – art. 86 ust. 1. Tekst jednolity ogłoszony 28 września 2026 r.
4. Dyrektor KIS, interpretacja z 24 lipca 2026 r., sygn. 0114-KDIP2-1.4010.208.2026.5.PK – wydatki na artykuły spożywcze, higieniczne i socjalne.
5. Dyrektor KIS, interpretacja z 4 listopada 2024 r., sygn. 0111-KDIB2-1.4010.413.2024.1.AS – m.in. kawa, herbata i spotkania biznesowe.